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內政部國土測繪中心電子民意信箱處理作業規定

一、內政部國土測繪中心(以下簡稱本中心)為增進民眾對本中心業務瞭解及溝通,設主任信箱、測繪信箱,並為提升處理電子郵件之效能,特訂定本作業規定。

二、本中心電子民意信箱處理流程如附圖

本中心電子民意信箱處理流程

三、信箱之郵件分類如下:

(一)第一類:陳情書、施政諮詢、興革意見、索取可公開之政府資料。
(二)第二類:不具建設之批評、個人情緒抒發、自我推薦、與業務相關之廣告。

四、信箱各類郵件之處理時限如下:

(一)第一類:各單位應自分信之次日起,主任信箱一個工作日、測繪信箱三個工作日、內政部傳至測繪信箱之院長、部長電子郵件一個工作日回覆民眾。
(二)第二類:各單位應自分信之次日起,主任信箱一個工作日、測繪信箱三個工作日存參結案。
(三)案情複雜之郵件,如未能於法定期限內辦結,各單位應依規定辦理展期並將展期理由回覆發信人,並副知秘書室逐案列管。

五、信箱郵件之處理方式如下:

(一)主任信箱:

  1. 主任室人員每日隨時查看信箱郵件辦理收信,列印簽陳主任批示後送秘書室編號,分送承辦單位處理。
  2. 承辦人員至本中心公文製作網頁選取電子郵件處理單研擬回覆內容循程序陳核,並依據核定內容修檔後,將電子郵件處理單逕送秘書室及將電子檔傳至電子郵件處理信(ab@mail.nlsc.gov.tw)。
  3. 秘書室指定專人進入電子郵件處理信箱取檔後,再以測繪信箱a@mail. nlsc .gov.tw)回覆發信人。

(二)測繪信箱:

  1. 秘書室人員每日隨時查看信箱郵件辦理收信,列印編號,分送承辦單位處理。
  2. 承辦人員至本中心公文製作網頁選取電子郵件處理單研擬回覆內容循程序陳核,並依據核定內容修檔後,將電子郵件處理單逕送秘書室及將電子檔傳至電子郵件處理信箱(ab@mail. nlsc .gov.tw)。
  3. 秘書室指定專人進入電子郵件處理信箱取檔後,再以測繪信箱a@mail. nlsc .gov.tw)回覆發信人。

(三)內政部傳至測繪信箱之院長、部長電子郵件通知:

  1. 秘書室人員至部長信箱系統收信,列印編號,分送承辦單位處理。
  2. 承辦人員至本中心公文製作網頁選取電子郵件處理單研擬回覆內容循程序陳核,並依據核定內容修檔後,將電子郵件處理單逕送秘書室及將電子檔傳至電子郵件處理信箱。
  3. 秘書室進入部長信箱系統處理之。

(四)主任信箱、測繪信箱,如屬第二類存參結案郵件,應將電子郵件處理單送秘書室保管。

(五)如非屬本中心業務:

  1. 主任信箱、測繪信箱:承辦單位認為非屬本中心業務範疇者,應敘明理由循程序陳核後,將電子郵件處理單逕送秘書室及將電子檔傳至電子郵件處理信箱(ab@mail. nlsc .gov.tw)。秘書室進入電子郵件處理信箱取檔後,再以測繪信箱a@mail. nlsc .gov.tw)回覆陳情人。
  2. 內政部傳至測繪信箱之院長、部長電子郵件,承辦單位認為非本中心業務,應即敘明理由於收信當日通知秘書室,由秘書室立即將郵件傳回。

(六)秘書室負責各類信箱稽催、統計事宜。

六、回覆郵件時,宜避免公文用語及格式,文字表達應具體明確、親切、口語化,並註明承辦人及聯絡電話,以便民眾查詢。

七、郵件處理時,如屬檢舉、控訴性質等案,應確實依電腦處理個人資料保護法等相關規定辦理,並應適時採取妥善之保密措施,俾確保民眾隱私權益。

八、處理郵件過程之相關人員應確實掌握時間隨到隨辦;承辦人員公差、請假時,職務代理人應即代辦,不得積壓延誤時效。

九、測繪資訊課負責信箱系統之管理維護事宜。